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Die Meldepflicht für elektronische Kassensysteme ab 2025
Ab 2025 gibt es eine Meldepflicht für elektronische Kassensysteme, die jeden Selbstständigen und Unternehmer mit einer elektronischen Kasse betreffen wird. Auf dieser Seite haben wir Ihnen alle wichtigen Informationen zusammengestellt, damit Sie sich optimal auf die Meldepflicht vorbereiten können.
Einstieg
Warum gibt es die Meldepflicht für elektronische Kassensysteme?
Kassensysteme bieten viel Raum für Missbrauch - denn einerseits werden durch ein Kassensysteme Betriebseinnahmen aufgezeichnet und Zahlungen entgegengenommen (häufig in Form von Bargeld), andererseits werden Kassensysteme gerade in größeren Betrieben auch von mehreren Personen bedient. Aus diesem Grund sieht sich die Finanzverwaltung dazu veranlasst, bargeldintensive Betriebe (insbesondere im Einzelhandel oder der Gastronomie) besonders genau zu überprüfen.
Gerade bei Kassensystemen ist es daher besonders wichtig, bestimmte Formalia (insbesondere die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung - GoBD) einzuhalten und dem Betriebsprüfer möglichst keine Angriffsfläche zu bieten. Mit der Kassen-Nachschau (§ 146b AO) hat der Gesetzgeber gar die Möglichkeit geschaffen, dass das Finanzamt ohne vorherige Ankündigung oder Prüfungsanordnung eine Kasse während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten auf ihre Ordnungsmäßigkeit hin prüfen darf, weshalb der “Sturzfähigkeit” einer Kasse (also die jederzeitige Übereinstimmung des Kassenbestands laut Kassensystem mit der physischen Geldkassette) eine hohe Bedeutung zukommt.
Mit dem “Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen” vom 22.12.2016 wurde schließlich eine gesetzliche Meldepflicht (§ 146a Abs. 4 AO) geschaffen, nach der elektronische Kassensysteme grundsätzlich binnen eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme dem Finanzamt gemeldet werden müssen. Diese Pflicht war jahrelang ausgesetzt worden, da es noch keine elektronische Übermittlungsmöglichkeit der Meldung von Seiten der Finanzverwaltung gab.
Nunmehr gibt es diese Mitteilungsoption, weshalb in 2025 die Meldungen von allen elektronischen Kassensystemen vorzunehmen sind, die in den letzten Jahren angeschafft wurden und weiterhin im Betrieb sind.
Im Folgenden wollen wir Ihnen zeigen, welche Informationen für die elektronische Meldung erforderlich sind und wie wir Sie als Ihr Steuerberater bei der Erfüllung dieser Verpflichtung unterstützen können.
Bitte zögern Sie nicht, uns bei Fragen gerne jederzeit anzusprechen, denn wir sind froh, Sie auf Ihrem unternehmerischen Weg zu begleiten und Ihnen den Rücken in allen steuerlichen Angelegenheiten freihalten zu dürfen.
Mit herzlichen Grüßen,
Ken Keiper
Ken Keiper
Steuerberater | Dipl.-Finanzwirt (FH)
grundlagen
Was ist ein elektronisches Kassensystem?
Ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a der Abgabenordnung (AO) ist ein digitales System, das zur Erfassung von Geschäftsvorfällen und zur Erstellung von Belegen verwendet wird.
Dazu gehören insbesondere:
- Elektronische Kassensysteme
- PC-Kassensysteme
- Registrierkassen
- Tablet- oder App-basierte Kassenlösungen
- Waagen mit Registrierkassenfunktion
Nicht unter den Begriff der elektronischen Kassensysteme fallen demnach sogenannte “offene Ladenkassen”, die gemeinhin aus einer Geldkassette in Kombination mit einem Kassenbuch bestehen.
Wer hingegen elektronische Aufzeichnungssysteme einsetzt (insbesondere in der Gastronomie und im Einzelhandel vertreten), der fällt grundsätzlich unter die Meldepflicht.
Meldepflicht
Bis wann sind die Meldungen vorzunehmen?
Für die Meldung von elektronischen Kassensystemen gelten nach dem BMF‒Schreiben vom 28.06.2024 (BStBl. I 2024 S. 1063) die folgenden Fristen:
- Für elektronische Kassensysteme, die vor dem 01.07.2025 angeschafft worden sind, ist die Mitteilung bis zum 31.07.2025 vorzunehmen.
- Für elektronische Kassensysteme, die ab dem 01.07.2025 angeschafft werden, ist die Meldung jeweils innerhalb eines Monats nach Anschaffung vorzunehmen.
- Für elektronische Kassensysteme, die bereits vor dem 01.07.2025 endgültig außer Betrieb genommen wurden und im Betrieb nicht mehr vorgehalten werden, ist eine Mitteilung nur dann erforderlich, wenn die Meldung der Anschaffung zu einem früheren Zeitpunkt erfolgt ist. Sofern keine Meldung erfolgt ist, braucht daher nicht zugleich eine An- und Abmeldung vorgenommen zu werden.
Die Meldung sollte daher in der ersten Jahreshälfte 2025 vorgenommen worden. Dies gilt insbesondere deshalb, weil bei Nichteinhaltung der Meldepflicht eine Ordnungswidrigkeit nach
§ 379 Abs. 1 AO vorliegen kann, die ein Bußgeld auslösen könnte. Die genaue Höhe der Bußgelder kann je nach Schwere des Verstoßes variieren.
Praxis
Wie sind die Meldungen vorzunehmen?
Die Meldung muss elektronisch erfolgen. Hierzu steht seit dem 01.01.2025 ein elektronisches Formular in ELSTER zur Verfügung. ELSTER ist die Online-Plattform der Finanzverwaltung, auf der Sie sich als Unternehmer registrieren können, um verschiedene Anträge und Formulare elektronisch einzureichen.
Um eine Meldung vorzunehmen, sind die folgenden Schritte erforderlich:
Schritt 1: Registrierung bei ELSTER (sofern nicht schon vorhanden)
Falls Sie die Meldung selbst vornehmen möchten, benötigen Sie eine Registrierung bei ELSTER. Besuchen Sie hierfür die ELSTER-Plattform (Link) und klicken Sie oben rechts auf "Benutzerkonto erstellen".
Wählen Sie anschließend die "klassische Registrierung" aus und gehen Sie die einzelnen Schritte durch. Bei der Wahl des Sicherheitsmediums können wir entweder den Download einer Zertifikatsdatei auf Ihren Computer oder auch die ELSTERSecure-App empfehlen, bei der Sie sich via 2-Faktor-Authentifizierung mittels der App anmelden können.
Die Registrierung sollte unbedingt mit steuerlicher Identifikationsnummer erfolgen, um auch alle wichtigen ELSTER-Funktionen nutzen zu können.
Anschließend müssen Sie einige Fragen beantworten. Nach dem Absenden des Registrierungsformulars erhalten Sie einerseits eine Bestätigungs-E-Mail, andererseits aber auch einen PIN-Brief. Dieser benötigt aufgrund des Postversands einige Tage.
Sie können daher die Registrierung erst mit einigen Tagen Versatz abschließen. Ist der PIN-Brief eingetroffen, klicken Sie auf den Bestätigungslink in der E-Mail und erfassen Sie sowohl den E-Mail-Code als auch die PIN gemäß PIN-Brief.
Schritt 2: Auswahl des Formulars
Wenn Sie sich in ELSTER nach Registrierung einloggen, können Sie in der Seitenleiste auf "Formulare und Leistungen" klicken und dann "Alle Formulare" auswählen. Dort finden Sie nach dem Aufklappen der Überschrift "Sonstige Formulare" dann die "Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme".
Klicken Sie auf dieses Formular, um es zu öffnen.
Schritt 3: Allgemeine Angaben und Angaben zur Betriebsstätte
Im Formular werden zunächst allgemeine Angaben abgefragt, d.h. Steuernummer, Anschrift etc.
Auch werden allgemeine Angaben zur Betriebsstätte abgefragt (z.B. Anschrift und Bezeichnung). Sofern Sie mehrere Betriebsstätten unterhalten, müssen Sie für jede Betriebsstätte ein eigenes Formular einreichen.
Schritt 4: Konkrete Angaben zum Kassensystem
Auf der dritten Seite des Formulars können Sie einzelne elektronische Kassensysteme (sogenannte "elektronische Aufzeichnungssysteme", eAs) erfassen. Falls Sie nur eine Kasse an der Betriebsstätte haben, reicht die Anlage eines Eintrags. Bei mehreren Kassen pro Betriebsstätte muss für jede Kasse ein eigener Eintrag erstellt werden.
Die sich nach Anlage eines Kassensystems ergebenden Formularfelder müssen vollständig ausgefüllt werden. Anschließend kann die Kasse gespeichert werden.
Schritt 5: Formular absenden
Haben Sie alle Kassensysteme pro Betriebsstätte vollständig erfasst, kann das Formular über den Button "Alles prüfen" validiert und - sofern keine Fehlermeldungen angezeigt werden - an die Finanzverwaltung gesendet werden.
Welche Daten werden für die Meldung benötigt?
Zum Befüllen der Formulars werden die folgenden Informationen benötigt:
- Allgemeine Angaben von Ihnen und Ihrem Unternehmen (Steuernummer, Bezeichnung)
- Allgemeine Angaben zu Ihrer Betriebsstätte (Bezeichnung, Anzahl der verwendeten elektronischen Kassensysteme; bei mehreren Betriebsstätten ist für jede Betriebsstätte ein eigenes Formular einzureichen)
- Spezifische Angaben für jedes einzelne elektronische Kassensystem, das in der jeweiligen Betriebsstätte verwendet wird (Art des Aufzeichnungssystems, Software, Software-Version, Seriennummer, Hersteller, Modell, Anschaffungsdatum, Datum der Inbetriebnahme, ggf. Datum der Außerbetriebnahme, ggf. Grund der Außerbetriebnahme)
- Spezifische Angaben für jede einzelne technische Sicherheitseinrichtung / TSE (Seriennummer, BSI-Zertifizierungs-ID, Inbetriebnahme / Aktivierung der TSE, Art und Bauform der TSE)
Die benötigten Daten können Sie in der Regel vom Kassenhändler erhalten. Möglicherweise ergeben sich diese auch aus dem Lieferschein oder den elektronisch auslesbaren Stammdaten Ihrer Kasse.
fazit
Zusammenfassung
Die Meldepflicht für elektronische Kassensysteme sollte unbedingt beachtet werden, da andernfalls Bußgelder drohen können. Gerade für Kassensysteme, die in den letzten Jahren angeschafft worden und weiterhin in Betrieb sind, gilt der 31.07.2025 als wichtige Deadline.
Positiv bleibt, dass für die Meldung nur Daten erforderlich sind, die sich in der Regel leicht aus dem Kassensystem auslesen oder vom Kassenhändler beschaffen lassen, sodass die Meldung keine große Herausforderung darstellt.
Gerne können Sie die Meldung selbst via ELSTER vornehmen. Falls Sie sich Unterstützung wünschen, helfen wir Ihnen aber auch gerne dabei. Füllen Sie uns dafür einfach den nachfolgend verlinkten Fragebogen aus und wir erledigen das für Sie.
In diesem Sinne wünschen wir Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung der Meldepflicht und stehen gerne beratend zur Seite.
